خرید یک ماشین صنعتی یا قطعه یدکی تنها یکی از مراحل فرآیند تأمین بین‌المللی است. کالا هنوز باید برای صادرات آماده شود، حمل گردد، اسناد آن تکمیل شود، از گمرک ترخیص شود و به مقصد نهایی برسد. برای مشتری صنعتی، مسیر لجستیک می‌تواند به اندازه قیمت خرید روی نتیجه نهایی تأثیر بگذارد.
فرآیند عملی واردات با مشخص بودن شرایط تجاری آغاز می‌شود. پیشنهاد باید اینکوترمز، محل تحویل، مسئولیت بسته‌بندی، شرایط پرداخت و زمان تحویل مورد انتظار را مشخص کند. شرایطی مانند EXW، FCA، FOB، DAP یا DDP مسئولیت‌ها و هزینه‌های متفاوتی را میان خریدار و فروشنده تقسیم می‌کنند. شناخت این تفاوت‌ها پیش از ثبت سفارش، از هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده جلوگیری می‌کند.
بسته‌بندی و ابعاد نیز باید از ابتدا مشخص شوند. ماشین‌آلات صنعتی ممکن است سنگین، حجیم یا نسبت به رطوبت و ضربه حساس باشند. وزن ناخالص، ابعاد، تعداد بسته‌ها، نیاز به پالت و شرایط بارگیری بر انتخاب روش حمل و هزینه‌های جابه‌جایی تأثیر دارند. حتی در مورد قطعات یدکی نیز روش بسته‌بندی مهم است، زیرا قطعات حساس ممکن است در برابر خوردگی یا آسیب مکانیکی نیاز به حفاظت داشته باشند.
اسناد صادراتی نیز بخش مهم دیگری از فرآیند هستند. بسته به نوع محموله ممکن است فاکتور تجاری، پکینگ لیست، گواهی مبدأ، اسناد حمل و مدارک فنی یا انطباق مورد نیاز باشد. اشتباه در شرح کالا، تعداد، وزن یا طبقه‌بندی گمرکی می‌تواند باعث تأخیر و هزینه اضافی شود.
انتخاب روش حمل باید با فوریت و ویژگی محموله متناسب باشد. حمل هوایی برای قطعات فوری، کوچک و با ارزش بالا می‌تواند مناسب باشد، در حالی که حمل دریایی برای ماشین‌آلات و محموله‌های بزرگ معمولاً اقتصادی‌تر است. حمل زمینی نیز برای تأمین‌کنندگان منطقه‌ای و مسیرهای چندوجهی کاربرد دارد. انتخاب مناسب به تعادل میان هزینه، زمان و مشخصات محموله بستگی دارد.
در نهایت باید هزینه تمام‌شده واردات را در نظر گرفت، نه فقط قیمت فروشنده. حمل، بیمه، حقوق و عوارض، ترخیص، حمل داخلی و هزینه‌های جابه‌جایی می‌توانند اقتصاد واقعی یک خرید را تغییر دهند. یک شریک تأمین که خرید و هماهنگی واردات را هم‌زمان می‌بیند، می‌تواند این عوامل را پیش از نهایی شدن سفارش بررسی کند.